Funções administrativas: quais são e por quê aplicá-las agora mesmo

É comum que muito se fale sobre funções administrativas dentro das empresas e que surjam dúvidas a respeito de alguns papéis ou, até mesmo, de técnicas utilizadas.

Muitas são as formas de se administrar um negócio, todas com o objetivo de trazer melhores resultados organizacionais, dar lucros, maximizar a possibilidade de crescimento dos colaboradores, entre outros.

Várias são as vertentes da administração, mas podemos dizer que as funções administrativas consistem na técnica de planejar, organizar, dirigir e controlar a gestão de um empreendimento.

Você está por dentro dessas funções administrativas e sabe como elas devem ser colocadas em prática? Confira nosso artigo e saiba tudo agora mesmo!

 

O que são funções administrativas?

 

As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa e são importantes para o andamento das estratégias.

Um dos pioneiros dessas técnicas é Henri Fayol, uma figura de grande relevância para o universo empresarial e administrativo.

Foi ele quem percebeu que as empresas apresentavam a necessidade de se reestruturar para se tornarem mais produtivas.

Independente do tamanho do seu negócio, se você é um gestor, precisa exercer quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar.

Planeja

O planejamento é primordial dentro das funções administrativas e significa estabelecer os objetivos da empresa e definir quais serão os caminhos para chegar até eles.

Os objetivos e metas devem ser pensados, discutidos e muito bem planejados antes de serem seguidos. O planejamento deve ser feito com muito estudo de mercado, seja em cenários futuros ou atuais.

Existem três tipos de planejamento, o estratégico, tático e operacional.

  • Planejamento Estratégico

Esse planejamento atinge toda a organização e é quando se analisa o ambiente interno da empresa, verificando as tendências do mercado para fazer investimentos. Nesse momento são definidos os objetivos e políticas da empresa.

  • Planejamento Tático

Essa fase cria as condições para o que foi definido pelo planejamento estratégico seja executado. É um planejamento de médio prazo e atinge somente alguns departamentos da organização.

  • Planejamento Operacional

O planejamento operacional é a etapa da “mão na massa”. É quando são planejadas as tarefas diárias, elaboração de cronogramas, criação de métodos específicos e ações para se chegar nos objetivos.

Organizar

Depois de tanto planejamento, é hora de colocar em prática tudo o que foi definido, por isso, é essencial contar com a organização nas funções administrativas.

Essa fase verifica os recursos disponíveis, define tarefas, distribui entre departamentos e colaboradores e se resolve cada detalhe do projeto.

Para esse momento, é essencial ter produtividade e eficiência, para que o trabalho seja feito com menor tempo possível e menor desperdício, priorizando a qualidade.

 

Dirigir

Nas funções administrativas, dirigir significa liderar, ou seja, é a capacidade de mobilizar recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.

Essa função decide muitas coisas e atinge todos os departamentos, por isso, deve ser feita com cautela e muita responsabilidade.

É preciso que os profissionais dessa função tenham bom conhecimento de relações humanas, para motivar os times e combinar esforços em busca dos resultados.

Dirigir não se trata apenas de distribuir e delegar tarefas, mas também de influenciar e direcionar os colaboradores.

Controlar

Tudo foi planejado, organizado, delegado e está em execução. O trabalho não para por aí, certo? É preciso controlar os resultados e verificar se tudo está de acordo com o que foi planejado.

Acompanhar as atividades é necessário para ter certeza que tudo caminha na direção certa do planejamento.

Essa função administrativa envolve criação de padrões de desempenho, métricas, comparações e ações para redirecionar esforços para os caminhos corretos. O controle exige capacidade de análise, com base em números e indicadores.

Como melhorar as funções administrativas da empresa?

Seguir as quatro funções administrativas é muito importante para caminhar em busca das estratégias e colocar a empresa no patamar desejado. Para que isso seja um trabalho constante, e para que a melhoria nunca se perca, temos algumas dicas para você!

Inove sempre

Com tantos avanços e mudanças no mercado, é natural que as pessoas busquem por empresas que inovem e sigam as tendências e tecnologias. Por isso, é preciso que os gestores estejam sempre a par das últimas novidades e apliquem o máximo possível dentro da organização.

Vale lembrar que gestão não se faz sozinho: é preciso sempre ouvir os colaboradores e coletar ideias de todos os setores da empresa, analisar os concorrentes e buscar diferentes fontes externas de conhecimento que podem te auxiliar em momentos mais complexos.

Utilize ferramentas

Rotinas de trabalho exigem muitas tarefas, por isso, é essencial se organizar e contar com ferramentas que auxiliem no dia a dia. As ferramentas de gestão são metodologias ou softwares que servem para auxiliar e facilitar os trabalhos.

Vale a pena conhecer algumas delas e colocar em prática o que for viável para o cenário. Podemos citar algumas como análise SWOT, Business Model Canvas, Kanban, Scrum, Lean, CRM, Programa 5s entre outros.

Automatize

Muitas tarefas são repetitivas e podem fazer com que se gaste tempo desnecessário na realização das mesmas. Uma saída para isso é automatizar.

Fazendo uso de sistemas integrados de gestão, é possível armazenar e acessar informações, integrar diversos setores e facilitar muito o trabalho das equipes, deixando a empresa mais competitiva, otimizando tarefas e diminuindo erros.

Contar com a tecnologia faz com que os gestores possam focar na estratégia e no crescimento mais do que na operação em si.

Realizar funções administrativas é obrigação de todo gestor para executar e dar as ordens necessárias para o andamento dos negócios.

Planejar, organizar, dirigir e controlar é essencial e, um bom administrador é aquele que tem equilíbrio entre as quatro funções.

É evidente que nem todas as pessoas se saem bem em todas as funções. Mas é preciso achar esse equilíbrio dentro das equipes para que a empresa caminhe rumo ao sucesso.

E então, agora que você conhece mais sobre as funções administrativas, o que você tem feito em seu negócio? O que você precisa modificar e buscar novas soluções de crescimento? Aproveite o tema e saiba mais sobre gestão administrativa!

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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