SPED FISCAL – Como diminuir erros?

Tendo em vista o sempre crescente número de erros na emissão do SPED’s (Serviço Público de Escrituração Digital) a SLM Advogados fez uma contabilização e chegou a um resultado que pode ser assustador: 95% de todas as empresas que são obrigadas a gerar o SPED entregam seus arquivos com erros. Isso quer dizer que de cada 100 empresas, 95 erram na hora da validação no PVA.

Os motivos

Existem vários motivos para esses tipos de erros:

  • Complexabilidade dos sistemas de tributação e alíquotas existentes no Brasil;
  • Variedade de combinações de alíquotas/classificações/CFOP, o que aumenta ainda mais o risco de erros;
  • Falta de padronização desde o processo de fabricação até o mercado;
  • Falta de capacitação dos responsáveis por gerar o SPED FISCAL;
  • Mudança de Leis em cada estado, dentre outros.

Um produto que tem ICMS recolhido anteriormente por Substituição Tributária no Acre poderá ser um produto Tributado pós venda em Rondônia por exemplo.

E você capacita seus colaboradores?

Fazer esse trabalho corretamente requer uma eficiente capacitação desde a pessoa que trabalha na área de cadastro das empresas até o escritório de contabilidade que deverá ter a capacidade de identificar possíveis erros.

Em alguns casos, a própria empresa é quem corrige os erros e valida o SPED FISCAL cabendo ao contador somente a conferência dos resultados o que é terrivelmente falho em alguns casos uma vez que, são poucos os funcionários que fazem esse procedimento, que são capacitados para tal serviço.

Algumas empresas ainda preferem fazer, por si só, a validação desses arquivos por causa dos altos preços cobrados pelos contadores – o que não é pra menos – para gerar esses SPEDs. É, praticamente, “um tiro no pé”, na maioria dos casos.

O escritório de Advocacia SLM Advogados apresentou alguns dados relacionados às multas cobradas devido esses erros:
         

“As inconsistências não são poucas. Numa única declaração, o escritório chegou a encontrar 5.724 problemas. No caso, a multa estimada foi de R$ 20 milhões.
Mas as multas podem ser salgadas para empresa mesmo com um número bem menor de erros. Em outro diagnóstico, a SLM identificou 15 inconsistências, mas estimou a multa em R$ 6 milhões. Num terceiro caso, um único erro, repetido 300 vezes, resultaria em auto de infração de R$ 600 mil. “Quer dizer, é difícil estimar [o valor]. A multa varia de acordo com a natureza da infração”, diz a sócia do escritório, Ana Paula Lazzareschi de Mesquita.

Portal Contábeis.

O que fazer para minimizar esses erros?

O primeiro passo para reduzir as chances de multas é capacitar as pessoas envolvidas nos processos da sua empresa. Entender o que significa cada informação dentro do validador do SPED FISCAL, é uma forma de achar erros com mais facilidade e poder tomar decisões a partir da análise.

Um outro passo importante é sempre conferir o cadastro dos produtos antes de disponibilizá-los para venda. Conferir junto ao Contador quais as  alíquotas corretas para cada tipo de produto, CST’s, NCM’s e todos os outros campos que podem gerar transtornos na hora de emitir qualquer documento fiscal.

Por último e não menos importante, fique atento com seus fornecedores. Eles podem mandar cadastros errados nas NFE’s e prejudicar sua empresa. Por isso, mais uma vez, é importante que você esteja sempre entrando em contato com seu Contador para consertar esses pequenos detalhes que podem transformar-se em grandes problemas.

Pensado em tudo isso, disponibilizamos um Download Gratuito do Guia Prático do SPED FISCAL no intuito de fazer os empresários e responsáveis por esse setor se capacitarem e entenderem o que estão fazendo, deixando o “robotismo” de lado e tendo consciência de cada passo feito.

Vandilson Lima

Graduando em Ciências Contábeis e Customer Success na AM3 Soluções.