Programa de Controle de Estoque: entenda a importância

Para quem trabalha com armazenamento e movimentação de mercadorias é essencial ter um bom programa de controle de estoque.

O estoque é uma das partes mais importantes dos negócios e cometer erros em seu controle significa perder dinheiro.

É importante que o controle dos produtos seja feito para que seja possível traçar estratégias contra perdas, não deixar nada faltar e aumentar possibilidades de vendas.

Para evitar falhas, e dar mais agilidade no negócio, um programa de controle de estoque é uma ótima solução para uma eficiente gestão desse setor tão importante nas organizações.

Você já trabalha com um sistema desse tipo? Já refletiu sobre a importância desse controle dentro da sua empresa? Saiba mais sobre o tema em nosso artigo!

O que é um programa de controle de estoque?

O programa de controle de estoque consiste em um sistema do modelo ERP, que é capaz de integrar diversas áreas e realizar muitas ações.

Por se tratar de uma ferramenta de automação, gera facilidades, mobilidade e agilidade para os colaboradores e para o negócio.

Muitas pessoas acreditam que o controle de estoque é apenas entrada e saída de mercadoria, mas ele é muito mais do que isso.

O estoque é o coração de um negócio e, assim, é preciso fazer uma gestão eficiente para que esse setor não leve prejuízos para toda a empresa.

Um programa de controle de estoque é cheio de funcionalidades importantes, confira algumas delas.

Cadastro de produtos e fornecedores

Para iniciar um eficiente programa de controle de estoque é necessário listar tudo o que se tem na organização.

O cadastro de produtos e fornecedores é o primeiro passo e, os softwares permitem incluir, alterar e excluir informações deixando, assim, os dados sempre atuais.

É, também, essencial descrever todos os dados importantes de cada produto, como preços, descontos, quantidades disponíveis em estoque entre outras informações necessárias.

Disponibilidade de produtos

Ter produtos em estoque é o que faz um negócio funcionar. Imagine que os clientes querem buscar algo e não encontram em seu estabelecimento.

Dificilmente eles vão esperar que o produto chegue. É mais provável que eles busquem em outros locais, gerando prejuízo e perda de consumidores.

Utilizando um programa de controle de estoque, o inventário estará sempre atual e será fácil de acompanhar a disponibilidade de produtos.

Além disso, com a ajuda dos softwares, torna-se fácil manter sempre um estoque mínimo de cada mercadoria.

Os programas se baseiam na quantidade de vendas de cada item e estimam quanto tempo é possível manter o estoque.

Todo estoque precisa de uma quantidade máxima e mínima de armazenamento e, com o programa de controle de estoque, torna-se simples fazer tal controle, priorizar as encomendas e diminuir o investimento em recursos que demoram mais a sair.

A automação também atua no controle de pedidos, possibilitando o acompanhamento com os fornecedores, datas de solicitações e entregas, prazos e qualidade de atendimento de cada um.

Análise de perdas

Utilizar um programa de controle de estoque dá ao gestor relatórios e insights de onde deve focar e melhorar sua estratégia.

O software permite registrar perdas no estabelecimento, dessa forma é possível organizar o que se perde e investigar o porquê do prejuízo.

Sendo assim, é possível planejar soluções para que problemas como esse não voltem a acontecer e representem prejuízos ainda mais significativos no faturamento.

Quais as vantagens de um programa de controle de estoque?

Ao conhecer algumas das funcionalidades já citadas da automação, se notam muitas vantagens para os negócios ao fazer uso de um programa de controle de estoque.

Por ser um processo que liga diversas atividades, como compras, recebimento, reposição de mercadoria e a venda de fato, a automação é uma integração que gera muito benefício para os processos das organizações.

Redução no índice de erros

A quantidade de demanda para os colaboradores, que normalmente é feita manualmente, faz com que seja inevitável que não ocorram pequenos erros.

Para o estoque, essa é uma questão vital.

Mesmo que pareça algo sem importância, um pequeno equívoco pode causar dificuldades em conciliar dados, resultando em problemas que, com o passar do tempo, podem trazer transtornos.

Contudo, ao ter um sistema de controle de estoque, se diminui os erros, já que o processo se torna automático e customizado para a necessidade de cada empresa.

Maior segurança

Segurança de dados é uma das grandes preocupações dos gestores ao implantar novas soluções.

Com um sistema de controle de estoque, a segurança é garantida, já que é possível distribuir o acesso e limitar o que quer que seja visto.

Além disso, os softwares utilizam os armazenamentos em nuvem e backups, garantindo a segurança de dados em caso de perdas ou danos físicos das máquinas.

Eles também contam com sistemas de proteção de dados, evitando exposição de informações importantes para usuários mal intencionados.

Dessa forma, a chance de manipulação e alteração, comparado ao que os dados teriam se ficassem em uma planilha, é muito menor.

Otimização dos processos e recursos

Com um programa de controle de estoque todos os processos internos passam a ser informatizados e elimina-se o uso do planilhas e blocos de anotações.

Os processos passam a ser organizados no sistema, o que faz com que a gestão ganhe tempo e aumente sua produtividade.

Além disso, é possível otimizar recursos, reduzindo a quantidade de mercadorias excedentes e deixando apenas o que for necessário em estoque.

Muitos insumos no estoque significam dinheiro parado, situação desfavorável para a área financeira dos negócios.

Ter um programa de controle de estoque, que é responsável pela otimização de processos e recursos, aumenta a vantagem competitiva das empresas melhorando, até mesmo, as finanças.

Processos integrados

Ao automatizar sistemas, várias áreas da empresa passam a ficar interligadas de forma eficiente. Desde o atendimento até a saída de cada produto do estoque.

Após cada venda, geram-se alertas de estoque, atualização de inventário e do fluxo de caixa e ordem de reposição quando necessária. Tudo de forma rápida e automática.

É importante conhecer as necessidades da empresa e entender quais são os maiores problemas a serem atacados.

Sejam pequenos ou grandes negócios, ter um programa de controle de estoque aumenta a eficiência e dá mais produtividade para a equipe.

E você, já pensou em implantar um programa de controle de estoque em seu negócio? Aproveite que agora você sabe mais da importância desse software e conheça nossas soluções!

Vandilson Lima

Graduando em Ciências Contábeis e Customer Success na AM3 Soluções.

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