O que é gestão de processos e porque você deve aplicar

Em tempos de forte concorrência, buscar a diferenciação no mercado se tornou um objetivo essencial e fazer uma boa gestão de processos pode te deixar na frente no mercado.

Investir em inovação ou expansão não significará nada se a organização não for gerida de maneira eficiente. Por isso, a gestão é um assunto indispensável na vida do empreendedor, independente do porte de seu negócio.

Uma empresa organizada e, principalmente, integrada passa a ser mais respeitada e começa a apresentar melhores resultados. Dessa forma, consegue-se o almejado destaque no mercado.

Você sabe o que é a gestão de processos e como aplicá-la de maneira eficiente? Confira nosso artigo! Reunimos tudo o que você precisa saber para otimizar a sua performance e da sua equipe!

O que é gestão de processos?

Falar em processos pode ser um tópico bem abrangente dentro da administração de empresas.

Por isso, primeiro, vamos começar definindo o que queremos dizer por “processos”. Em toda empresa existem diversas atividades, que são desempenhadas por pessoas de funções diferentes dentro de seu contexto.

Os processos, no caso, nada mais são do que as técnicas e ferramentas aplicadas para gerenciar todas essas tarefas.

Eles podem ser tanto algo perceptível ao cliente, como a criação de um novo produto, quanto algo que auxilie na própria gestão da empresa, como a contratação de pessoal.

Porém, nem sempre esses processos estão ligados entre si, o que faz com que exista pouca comunicação entre os setores e colaboradores, causando queda na produtividade.

O que a gestão de processos propõe é justamente a integração de todas atividades desempenhadas por cada colaborador ou departamento. Dessa forma, aplica-se um sistema de processos padronizados e com metas definidas.

Do mesmo modo, esse tipo de gestão trata da documentação e mapeamento dos dados, o que facilita seu acompanhamento e definição de metas. Neste caso, a gestão de processos pode implicar, também, a automatização dos mesmos.

Cabe ressaltar que esse tipo de gerenciamento é aplicável a qualquer empresa, independentemente de seu tamanho. Afinal, toda e qualquer empresa tem seus processos específicos que necessitam de frequente avaliação quanto à forma que são executados.

Por que aplicar a gestão de processos?

Como citado anteriormente, uma empresa bem gerida apresenta melhores resultados, o que faz com que a confiança do cliente na sua marca aumente.

Além disso, podemos listar outros benefícios facilmente perceptíveis no momento em que se aplica uma boa gestão de processos. Confira!

Otimização do tempo

Um dos grandes problemas de uma divisão de trabalho pouco definida é a grande possibilidade da perda de tempo com problemas de fácil resolução.

Um exemplo comum é o de realizar uma mesma ação mais de uma vez. Quando se mapeiam seus processos, toda a equipe amplia sua produtividade e elimina seus excessos, passando a se preocupar com o que realmente importa.

Além disso, quando é realizado o mapeamento dos dados da empresa, podem ser definidos com mais rapidez os próximos passos a serem tomados.

Da mesma forma, não é incomum que essa análise aponte erros e riscos e mostre a necessidade de mudanças profundas quanto à realização das atividades na empresa.

E até assim você ganha tempo, pois pode implementar mudanças a curto e longo prazo de forma mais veloz e eficiente.  

Redução de custos

Você certamente já ouviu falar na expressão “tempo é dinheiro”, não é mesmo? E quem tem seu próprio negócio sabe que isso é a mais pura verdade.

Por isso, este item está intimamente ligado ao anterior, afinal, ao reduzir o tempo na tomada de decisões, a possibilidade de falhas diminui, reduzindo ou impedindo prejuízos.

Com uma ajuda extra na análise dos recursos, os mesmos são otimizados e direcionados para o que realmente é necessário. Além disso, ao ter uma visão mais geral do seu orçamento e de suas metas, o investimento é realizado de forma mais eficaz.

Integração maior entre as áreas

Padronização é uma palavra importante quando falamos da gestão de processos. Ao implantar uma filosofia de trabalho junto à sua equipe, e também ao deixar claro quais são os objetivos desejados, todos passam a ter uma visão mais clara da empresa.

A gestão de processos define especificamente cada tarefa dos colaboradores. Isso também é uma forma de melhorar a comunicação, de modo que ninguém atrapalha o serviço do outro ou que funções sejam acumuladas.

Além disso, esse método permite uma facilidade maior caso seja necessária a troca de pessoal. Quando se sabe qual a função de cada um, se perde menos em conhecimento técnico de quem saiu.

Por ter uma divisão visível e um bom trabalho de time, as atividades podem facilmente serem repassadas ao novo colaborador, não sendo necessário criar novos processos para se adequar a novas realidades da equipe.

Com uma maior interação, todos podem trabalhar mais facilmente em conjunto, em busca do objetivo em comum. Para isso, é preciso que todos conheçam a fundo os processos da empresa e saibam como as diversas áreas podem se ajudar.

Vale lembrar que o gerenciamento eficiente do tempo entra mais uma vez em cena, pois permite redução na ociosidade, melhorando a produtividade da equipe.

De maneira geral e simplificada, a gestão de processos requer algumas etapas: mapeamento, modelagem, melhoria, implantação e monitoramento.

Primeiro, é preciso entender quais são os processos que seu negócio requer. Depois, são criados modelos de trabalho e métodos para serem seguidos de forma a melhorar a organização.

Após isso, implantam-se os métodos específicos e os padrões que serão seguidos para executar esses mesmos processos. Assim, pode-se comparar o que é feito e o que é desejado e realizar as melhorias necessárias.

A gestão de processos deve ser feita de maneira contínua, pois os tempos mudam, as demandas podem aumentar e, com isso, novos processos podem surgir e, obviamente, precisarão ser adequados e modificados.

Fazer gestão de processos é muito importante para que uma empresa tenha objetivos claros e todos sigam para a mesma direção de alcançá-lo. É essencial criar métodos e engajar o time para que isso funcione e dê resultados.

Você já tem feito algum tipo de gestão de processos em seu negócio? Aproveite que agora sabe um pouco mais sobre o tema e conheça nossas soluções que podem te ajudar!

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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