Conheça as ferramentas de gestão essenciais para qualquer negócio

Gerenciar equipes e empreendimentos é um desafio que demanda tempo e precisa de muitas técnicas e estudo. Por isso, contar com ferramentas de gestão é essencial para eliminar algumas tarefas e ter uma visão estratégica do negócio.

Trabalhar com boas ferramentas é necessário para tornar a gestão mais eficiente e dinâmica, além de ser possível engajar mais colaboradores e definir os próximos passos de forma mais focada e facilitada.

Você já utiliza alguma das ferramentas de gestão existentes no mercado? Confira nossa seleção de tais ferramentas e descubra quais delas você pode implementar em sua organização ainda hoje!

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são recursos, sejam metodologias ou softwares, que servem para auxiliar os líderes e todos os colaboradores a organizar os projetos e facilitar as tarefas.

As ferramentas também são aliadas na comunicação da equipe e na facilidade da reunião de informações relevantes da empresa.

Muitas são as ferramentas de gestão disponíveis no mercado e certamente nem todas funcionam nas empresas.

É preciso entendê-las, escolher o que mais faz sentido no seu cenário e, até mesmo, adaptá-las para a sua realidade.

Pensando nisso, escolhemos algumas ferramentas para que você entenda mais sobre elas e decida quais podem ser úteis para auxiliar a alavancar os resultados do seu empreendimento.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta essencial de análise, que ajuda a traçar estratégias e planos. Ela permite mapear a empresa internamente e, também, em relação ao mercado e à concorrência.

SWOT significa strengths, weaknesses, opportunities e threats. Ou seja, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

As duas primeiras, forças e fraquezas, são analisadas com um olhar interno para a empresa, enquanto as oportunidades e ameaças se dão sobre mercado e concorrentes.

Com esses elementos determinados claramente, é possível tomar decisões acerca do que acontece fora da empresa e pensar em melhorias internas, potencializando oportunidades e, consequentemente, aumentando resultados.

Business Model Canvas

O Canvas é uma ferramenta que permite planejar, executar e gerenciar projetos. Ele é definido em reuniões e o documento gerado coloca todas as informações de forma visual, simples e rápida.

Com ele, é possível ter uma visão global das atividades, o que facilita o planejamento e a divisão de tarefas entre os envolvidos.

O quadro é dividido em 9 segmentos propostos, que são:

  • Proposta de valor: o que a empresa vai oferecer para o mercado e qual o valor de determinado projeto;
  • Segmentação: o público que busca ser atingido com tal ação;
  • Canais: como e por onde o cliente compra e recebe o produto;
  • Relacionamento com o cliente: como a empresa se relaciona com cada segmento;
  • Atividades chave: atividades essenciais que serão feitas para a entrega da proposta de valor;
  • Recursos Principais: recursos necessários para a realização de atividades chave;
  • Parceiros Chaves: atividades terceirizadas com recursos externos;
  • Fonte de Receita: como e quanto os clientes estarão dispostos a pagar pela proposta de valor oferecida, inclui formas de pagamento, preços, prazos, entre outros;
  • Estrutura de Custos: os custos necessários para que a produção e manutenção da estrutura funcionem.

Esses são os 9 tópicos que se integram e são essenciais para o planejamento e realização de um processo.

A seguir, você pode observar um modelo do Canvas com cada um dos tópicos.

Vale lembrar que o Canvas é um modelo colaborativo, que pode ser adaptado para cada realidade.

5W2H

Essa ferramenta de gestão trata de uma metodologia que facilita a execução de algum plano de ação, visando a qualidade e o controle das tarefas.

As 7 perguntas propostas buscam evitar falhas de comunicação, otimizam tempo e organizam funções. 5W2H significa: What – o que é o projeto?; Why – por que realizá-lo?; Where – onde?; When – quando?; e Who – quem são os envolvidos?

Os H significam How – como e quais são os métodos de execução?; e How Much – qual o custo total do projeto?

Com as respostas de tais perguntas, os esforços podem ser concentrados em o que é realmente importante e direcionados para os membros da equipe, que saberão de todo o contexto.

Customer Relationship Management (CRM)

O Customer Relationship Management é uma das ferramentas de gestão com o foco no cliente. O CRM gerencia o relacionamento e as ações dos colaboradores, visando a o cumprimento da jornada de compra do cliente e, posterior, fidelização.

Os CRM são softwares com dados e informações integradas, que mapeiam as trocas com os clientes, demonstrando todas as suas interações e dando chances para que os times de vendas ofereçam soluções relevantes no momento correto.

As informações desse software ficam disponíveis, geralmente em nuvem, permitindo que todos possam acessá-las a qualquer local e horário.

ERP

O ERP significa Enterprise Resource Planning, conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Softwares desses tipos são compostos por ferramentas estratégicas de gerenciamento de processos.

Armazenar e acessar informações são tarefas difíceis nas organizações e deixá-las disponíveis para os colaboradores, em um mesmo local, é ainda mais complicado

Um software de automação comercial integra diversos setores e oferece o controle de estoque, finanças, contabilidade, administração entre outras áreas de uma mesma empresa.

Um sistema ERP é uma das importantes ferramentas de gestão, pois, além de integrar informações, ele deixa a empresa mais competitiva, otimiza tarefas e diminui erros e desperdícios na organização.

Programa 5s

Outra ferramenta muito utilizada para focar na produtividade e no desempenho de equipes é o programa 5s. A metodologia foca na melhora da qualidade, saúde e organização do ambiente e do clima empresarial.

O programa é uma técnica japonesa, que significa seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. O seiri se refere à organização, seiton sobre arrumação, seiso, à limpeza, seiketsu sobre saúde e shitsuke sobre a autodisciplina.

Para ter sucesso no mercado de trabalho, cada vez mais competitivo, é necessário contar com ferramentas de gestão que trazem facilidades, aumento da produtividade e direcionam ações de times e do planejamento estratégico.

Muitas são as ferramentas disponíveis e cada uma delas pode ser adequada para cada cenário empresarial. Para iniciar qualquer metodologia, é necessário engajar colaboradores e implantar aos poucos, escolhendo setores que puxem outros.

Além disso, é interessante implantar o uso das ferramentas de gestão por etapas e treinar os colaboradores para que eles se sintam parte das pequenas mudanças e vejam vantagens reais nas mudanças empregadas.

Outra dica importante é ser realista. É preciso buscar ferramentas de gestão que realmente sejam viáveis para cada ambiente, não transformando a gestão em algo ainda mais complicado.

E então, você já conhece ou utiliza alguma dessas ferramentas de gestão? Agora que você sabe um pouco mais sobre algumas delas, aproveite e conheça as nossas soluções que podem ajudar no sucesso de seu negócio!

Robson Lins

Bacharelando em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande e CMO na AM3 Soluções.

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