Gerenciar equipes e empreendimentos é um desafio que demanda tempo e precisa de muitas técnicas e estudo. Por isso, contar com ferramentas de gestão é essencial para eliminar algumas tarefas e ter uma visão estratégica do negócio.
Trabalhar com boas ferramentas é necessário para tornar a gestão mais eficiente e dinâmica, além de ser possível engajar mais colaboradores e definir os próximos passos de forma mais focada e facilitada.
Você já utiliza alguma das ferramentas de gestão existentes no mercado? Confira nossa seleção de tais ferramentas e descubra quais delas você pode implementar em sua organização ainda hoje!
O que são ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão são recursos, sejam metodologias ou softwares, que servem para auxiliar os líderes e todos os colaboradores a organizar os projetos e facilitar as tarefas.
As ferramentas também são aliadas na comunicação da equipe e na facilidade da reunião de informações relevantes da empresa.
Muitas são as ferramentas de gestão disponíveis no mercado e certamente nem todas funcionam nas empresas.
É preciso entendê-las, escolher o que mais faz sentido no seu cenário e, até mesmo, adaptá-las para a sua realidade.
Pensando nisso, escolhemos algumas ferramentas para que você entenda mais sobre elas e decida quais podem ser úteis para auxiliar a alavancar os resultados do seu empreendimento.
Análise SWOT
A análise SWOT é uma ferramenta essencial de análise, que ajuda a traçar estratégias e planos. Ela permite mapear a empresa internamente e, também, em relação ao mercado e à concorrência.
SWOT significa strengths, weaknesses, opportunities e threats. Ou seja, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.
As duas primeiras, forças e fraquezas, são analisadas com um olhar interno para a empresa, enquanto as oportunidades e ameaças se dão sobre mercado e concorrentes.
Com esses elementos determinados claramente, é possível tomar decisões acerca do que acontece fora da empresa e pensar em melhorias internas, potencializando oportunidades e, consequentemente, aumentando resultados.
Business Model Canvas
O Canvas é uma ferramenta que permite planejar, executar e gerenciar projetos. Ele é definido em reuniões e o documento gerado coloca todas as informações de forma visual, simples e rápida.
Com ele, é possível ter uma visão global das atividades, o que facilita o planejamento e a divisão de tarefas entre os envolvidos.
O quadro é dividido em 9 segmentos propostos, que são:
- Proposta de valor: o que a empresa vai oferecer para o mercado e qual o valor de determinado projeto;
- Segmentação: o público que busca ser atingido com tal ação;
- Canais: como e por onde o cliente compra e recebe o produto;
- Relacionamento com o cliente: como a empresa se relaciona com cada segmento;
- Atividades chave: atividades essenciais que serão feitas para a entrega da proposta de valor;
- Recursos Principais: recursos necessários para a realização de atividades chave;
- Parceiros Chaves: atividades terceirizadas com recursos externos;
- Fonte de Receita: como e quanto os clientes estarão dispostos a pagar pela proposta de valor oferecida, inclui formas de pagamento, preços, prazos, entre outros;
- Estrutura de Custos: os custos necessários para que a produção e manutenção da estrutura funcionem.
Esses são os 9 tópicos que se integram e são essenciais para o planejamento e realização de um processo.
A seguir, você pode observar um modelo do Canvas com cada um dos tópicos.
Vale lembrar que o Canvas é um modelo colaborativo, que pode ser adaptado para cada realidade.
5W2H
Essa ferramenta de gestão trata de uma metodologia que facilita a execução de algum plano de ação, visando a qualidade e o controle das tarefas.
As 7 perguntas propostas buscam evitar falhas de comunicação, otimizam tempo e organizam funções. 5W2H significa: What – o que é o projeto?; Why – por que realizá-lo?; Where – onde?; When – quando?; e Who – quem são os envolvidos?
Os H significam How – como e quais são os métodos de execução?; e How Much – qual o custo total do projeto?
Com as respostas de tais perguntas, os esforços podem ser concentrados em o que é realmente importante e direcionados para os membros da equipe, que saberão de todo o contexto.
Customer Relationship Management (CRM)
O Customer Relationship Management é uma das ferramentas de gestão com o foco no cliente. O CRM gerencia o relacionamento e as ações dos colaboradores, visando a o cumprimento da jornada de compra do cliente e, posterior, fidelização.
Os CRM são softwares com dados e informações integradas, que mapeiam as trocas com os clientes, demonstrando todas as suas interações e dando chances para que os times de vendas ofereçam soluções relevantes no momento correto.
As informações desse software ficam disponíveis, geralmente em nuvem, permitindo que todos possam acessá-las a qualquer local e horário.
ERP
O ERP significa Enterprise Resource Planning, conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Softwares desses tipos são compostos por ferramentas estratégicas de gerenciamento de processos.
Armazenar e acessar informações são tarefas difíceis nas organizações e deixá-las disponíveis para os colaboradores, em um mesmo local, é ainda mais complicado
Um software de automação comercial integra diversos setores e oferece o controle de estoque, finanças, contabilidade, administração entre outras áreas de uma mesma empresa.
Um sistema ERP é uma das importantes ferramentas de gestão, pois, além de integrar informações, ele deixa a empresa mais competitiva, otimiza tarefas e diminui erros e desperdícios na organização.
Programa 5s
Outra ferramenta muito utilizada para focar na produtividade e no desempenho de equipes é o programa 5s. A metodologia foca na melhora da qualidade, saúde e organização do ambiente e do clima empresarial.
O programa é uma técnica japonesa, que significa seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. O seiri se refere à organização, seiton sobre arrumação, seiso, à limpeza, seiketsu sobre saúde e shitsuke sobre a autodisciplina.
Para ter sucesso no mercado de trabalho, cada vez mais competitivo, é necessário contar com ferramentas de gestão que trazem facilidades, aumento da produtividade e direcionam ações de times e do planejamento estratégico.
Muitas são as ferramentas disponíveis e cada uma delas pode ser adequada para cada cenário empresarial. Para iniciar qualquer metodologia, é necessário engajar colaboradores e implantar aos poucos, escolhendo setores que puxem outros.
Além disso, é interessante implantar o uso das ferramentas de gestão por etapas e treinar os colaboradores para que eles se sintam parte das pequenas mudanças e vejam vantagens reais nas mudanças empregadas.
Outra dica importante é ser realista. É preciso buscar ferramentas de gestão que realmente sejam viáveis para cada ambiente, não transformando a gestão em algo ainda mais complicado.
E então, você já conhece ou utiliza alguma dessas ferramentas de gestão? Agora que você sabe um pouco mais sobre algumas delas, aproveite e conheça as nossas soluções que podem ajudar no sucesso de seu negócio!