Conheça as ferramentas de gestão essenciais para qualquer negócio

Gerenciar equipes e empreendimentos é um desafio que demanda tempo e precisa de muitas técnicas e estudo. Por isso, contar com ferramentas de gestão é essencial para eliminar algumas tarefas e ter uma visão estratégica do negócio.

Trabalhar com boas ferramentas é necessário para tornar a gestão mais eficiente e dinâmica, além de ser possível engajar mais colaboradores e definir os próximos passos de forma mais focada e facilitada.

Você já utiliza alguma das ferramentas de gestão existentes no mercado? Confira nossa seleção de tais ferramentas e descubra quais delas você pode implementar em sua organização ainda hoje!

O que são ferramentas de gestão?

As ferramentas de gestão são recursos, sejam metodologias ou softwares, que servem para auxiliar os líderes e todos os colaboradores a organizar os projetos e facilitar as tarefas.

As ferramentas também são aliadas na comunicação da equipe e na facilidade da reunião de informações relevantes da empresa.

Muitas são as ferramentas de gestão disponíveis no mercado e certamente nem todas funcionam nas empresas.

É preciso entendê-las, escolher o que mais faz sentido no seu cenário e, até mesmo, adaptá-las para a sua realidade.

Pensando nisso, escolhemos algumas ferramentas para que você entenda mais sobre elas e decida quais podem ser úteis para auxiliar a alavancar os resultados do seu empreendimento.

Análise SWOT

A análise SWOT é uma ferramenta essencial de análise, que ajuda a traçar estratégias e planos. Ela permite mapear a empresa internamente e, também, em relação ao mercado e à concorrência.

SWOT significa strengths, weaknesses, opportunities e threats. Ou seja, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

As duas primeiras, forças e fraquezas, são analisadas com um olhar interno para a empresa, enquanto as oportunidades e ameaças se dão sobre mercado e concorrentes.

Com esses elementos determinados claramente, é possível tomar decisões acerca do que acontece fora da empresa e pensar em melhorias internas, potencializando oportunidades e, consequentemente, aumentando resultados.

Business Model Canvas

O Canvas é uma ferramenta que permite planejar, executar e gerenciar projetos. Ele é definido em reuniões e o documento gerado coloca todas as informações de forma visual, simples e rápida.

Com ele, é possível ter uma visão global das atividades, o que facilita o planejamento e a divisão de tarefas entre os envolvidos.

O quadro é dividido em 9 segmentos propostos, que são:

  • Proposta de valor: o que a empresa vai oferecer para o mercado e qual o valor de determinado projeto;
  • Segmentação: o público que busca ser atingido com tal ação;
  • Canais: como e por onde o cliente compra e recebe o produto;
  • Relacionamento com o cliente: como a empresa se relaciona com cada segmento;
  • Atividades chave: atividades essenciais que serão feitas para a entrega da proposta de valor;
  • Recursos Principais: recursos necessários para a realização de atividades chave;
  • Parceiros Chaves: atividades terceirizadas com recursos externos;
  • Fonte de Receita: como e quanto os clientes estarão dispostos a pagar pela proposta de valor oferecida, inclui formas de pagamento, preços, prazos, entre outros;
  • Estrutura de Custos: os custos necessários para que a produção e manutenção da estrutura funcionem.

Esses são os 9 tópicos que se integram e são essenciais para o planejamento e realização de um processo.

A seguir, você pode observar um modelo do Canvas com cada um dos tópicos.

Vale lembrar que o Canvas é um modelo colaborativo, que pode ser adaptado para cada realidade.

5W2H

Essa ferramenta de gestão trata de uma metodologia que facilita a execução de algum plano de ação, visando a qualidade e o controle das tarefas.

As 7 perguntas propostas buscam evitar falhas de comunicação, otimizam tempo e organizam funções. 5W2H significa: What – o que é o projeto?; Why – por que realizá-lo?; Where – onde?; When – quando?; e Who – quem são os envolvidos?

Os H significam How – como e quais são os métodos de execução?; e How Much – qual o custo total do projeto?

Com as respostas de tais perguntas, os esforços podem ser concentrados em o que é realmente importante e direcionados para os membros da equipe, que saberão de todo o contexto.

Customer Relationship Management (CRM)

O Customer Relationship Management é uma das ferramentas de gestão com o foco no cliente. O CRM gerencia o relacionamento e as ações dos colaboradores, visando a o cumprimento da jornada de compra do cliente e, posterior, fidelização.

Os CRM são softwares com dados e informações integradas, que mapeiam as trocas com os clientes, demonstrando todas as suas interações e dando chances para que os times de vendas ofereçam soluções relevantes no momento correto.

As informações desse software ficam disponíveis, geralmente em nuvem, permitindo que todos possam acessá-las a qualquer local e horário.

ERP

O ERP significa Enterprise Resource Planning, conhecido como Sistema Integrado de Gestão Empresarial. Softwares desses tipos são compostos por ferramentas estratégicas de gerenciamento de processos.

Armazenar e acessar informações são tarefas difíceis nas organizações e deixá-las disponíveis para os colaboradores, em um mesmo local, é ainda mais complicado

Um software de automação comercial integra diversos setores e oferece o controle de estoque, finanças, contabilidade, administração entre outras áreas de uma mesma empresa.

Um sistema ERP é uma das importantes ferramentas de gestão, pois, além de integrar informações, ele deixa a empresa mais competitiva, otimiza tarefas e diminui erros e desperdícios na organização.

Programa 5s

Outra ferramenta muito utilizada para focar na produtividade e no desempenho de equipes é o programa 5s. A metodologia foca na melhora da qualidade, saúde e organização do ambiente e do clima empresarial.

O programa é uma técnica japonesa, que significa seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. O seiri se refere à organização, seiton sobre arrumação, seiso, à limpeza, seiketsu sobre saúde e shitsuke sobre a autodisciplina.

Para ter sucesso no mercado de trabalho, cada vez mais competitivo, é necessário contar com ferramentas de gestão que trazem facilidades, aumento da produtividade e direcionam ações de times e do planejamento estratégico.

Muitas são as ferramentas disponíveis e cada uma delas pode ser adequada para cada cenário empresarial. Para iniciar qualquer metodologia, é necessário engajar colaboradores e implantar aos poucos, escolhendo setores que puxem outros.

Além disso, é interessante implantar o uso das ferramentas de gestão por etapas e treinar os colaboradores para que eles se sintam parte das pequenas mudanças e vejam vantagens reais nas mudanças empregadas.

Outra dica importante é ser realista. É preciso buscar ferramentas de gestão que realmente sejam viáveis para cada ambiente, não transformando a gestão em algo ainda mais complicado.

E então, você já conhece ou utiliza alguma dessas ferramentas de gestão? Agora que você sabe um pouco mais sobre algumas delas, aproveite e conheça as nossas soluções que podem ajudar no sucesso de seu negócio!

Robson Lins

Bacharel em Administração pela Universidade Federal de Campina Grande, CMO na AM3 Soluções, apaixonado por cinema, música e tecnologia.

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